Verktøyene vi bruker når en gjest skal briefes før sending

Det viktigste verktøyet i gjestebriefing er ikke utstyr, men et ark. På kurset ber vi deg lage en enkelt side per gjest: tema, hvor lenge samtalen varer, hvem som sitter ved siden av, og hva programlederen kommer til å spørre om først. Det høres lite ut, men et ark tvinger deg til å bestemme deg før gjesten ringer med spørsmål.

Vi har sett at nybegynnere ofte skriver for mye. Tre til fem linjer per punkt er nok. Gjesten skal kunne lese arket på to minutter og kjenne seg igjen. Er det noe du ikke kan forklare kort, er det som regel noe du ikke har bestemt ennå.

Arket skrives ut, ikke bare sendes på e-post. I kursøvelsene legger vi det på bordet under samtalen, slik at du ser hvordan gjesten faktisk bruker det.

• Tema og rammer for samtalen
• Varighet og plassering i programmet
• Første spørsmål fra programleder
• Praktisk informasjon om oppmøte

Før selve briefingen sender vi en kort spørreliste. Den er ikke et forhør, men en måte å finne ut hva gjesten selv vil snakke om. Tre spørsmål holder ofte: Hva vil du at seerne skal sitte igjen med? Er det noe du helst ikke vil snakke om? Har du en historie du liker å fortelle?

Svarene former samtalen. Gjesten som sier at hun helst unngår ett bestemt tema, får en rolig start, og du som produsent vet hvor grensen går uten å måtte spørre midt i sendingen.

I kurset øver du på å lese svarene sammen med programlederen og markere hvor de to listene møtes. Der møtepunktene ligger, bygger du samtalens ryggrad, og resten blir tilleggsmateriale du kan ta eller la ligge.

Vi anbefaler en kort samtale, helst på telefon, dagen før opptak. Ti minutter er nok. Her går du gjennom arket, svarer på det gjesten lurer på, og lytter etter hvordan vedkommende snakker. Er hun rolig og presis, eller må du hjelpe henne med å holde tråden?

Mange gjester er mest nervøse for ting som ikke står på noe ark: hvor de skal sitte, om de må se i kamera, om de kan ta med notater. Svar på dette i samtalen, så slipper de å bære det med seg inn i studio.

Skriv ned det du lærer, i to eller tre linjer, og del det med programlederen. På den måten bruker dere samme bilde av gjesten, og samtalen blir ikke en overraskelse for noen av dem.

• Ring dagen før, ikke samme morgen
• Svar på praktiske spørsmål først
• Skriv ned inntrykket og del det videre

I kursøvelsene bruker vi skrevne scenarier, ikke ekte programmer. En gjest skal for eksempel snakke om lokal matkultur i tre minutter, og du får oppgaven å formulere rammene. Hva er temaet, hva er utenfor, og hvordan avslutter du hvis hun begynner å fortelle om noe annet?

Det å si nei på en høflig måte er en egen ferdighet. Vi øver på setninger som «det kommer vi tilbake til» og «det passer bedre i neste blokk». De fungerer fordi de gir gjesten et sted å legge tanken sin.

Du får tilbakemelding på ordvalget, ikke bare innholdet. Små endringer, som å si «vi ønsker» i stedet for «du må», gjør at gjesten opplever rammene som en hjelp og ikke som en regel.

Under opptak har produsenten ofte ett notatark ved siden av rundown. Der skriver du ned hva gjesten faktisk sier, spesielt hvis hun går utenfor planen. Poenget er ikke å korrigere, men å ha oversikt hvis programlederen trenger en bro tilbake til temaet.

I kurset trener vi på korte stikkord i stedet for hele setninger. Et ord som «bestefar» eller «boka» er nok til at du finner tilbake til historien senere. Vi kaller det å holde en tråd i hånden.

Etter samtalen gjennomgår du notatene sammen med gjesten hvis det er naturlig. Det er en enkel måte å vise at du har lyttet, og den gjør at gjesten gjerne stiller opp en gang til.

• Bruk stikkord, ikke setninger
• Marker det som gikk utenfor planen
• Ta en kort oppsummering med gjesten

Du trenger ikke et studio for å øve. Finn en venn eller et familiemedlem, avtal et tema, og lag et ark på én side. Ring dagen før, still tre spørsmål, og sett dere ned i ti minutter dagen etter. Notér hva som fungerte og hva som ble uklart.

Det vanligste vi hører fra deltakerne, er at arket tok lengre tid å skrive enn de trodde, men at samtalen gikk lettere. Det er et godt tegn: arbeidet ligger i forberedelsen.

Gjenta øvelsen med en ny person og et nytt tema. Etter tre runder merker du at du begynner å se mønstre i hva gjester trenger, og det mønsteret er selve håndverket i gjestebriefing.